Czy nowe biuro powinno być mniejsze czy większe od poprzedniego? Czym kierować się przy wyborze lokalizacji? Czy da się obniżyć koszty biura przy jednoczesnym utrzymaniu zadowolenia pracowników?
Jeżeli zadajesz sobie te pytania, to bardzo dobry znak. To oznacza, że podchodzisz do tematu przestrzeni biurowej bardzo dojrzale i dostrzegasz zmiany, które przyniosły ostatnie lata. Te zmiany z jednej strony zostały wymuszone przez czasy pandemii, z drugiej – przez młodsze pokolenia, które inaczej niż Millenialsi czy Pokolenie X postrzegają zarówno miejsce pracy, jak i samą pracę.
Od kiedy obserwujemy powolny powrót do biur po pracy zdalnej, jako doradcy ds. najmu powierzchni biurowej, towarzyszymy firmom testującym bardzo odmienne podejścia. Niektóre organizacje wybierają wysokie piętra szklanych biurowców, inne budują biura na wzór parków rozrywki, jeszcze inne – organizują częste spotkania integrujące pracowników. Wielokrotnie są to bardzo drogie i niestety nieprzynoszące pożądanych efektów rozwiązania. Jak przy planowaniu nowej przestrzeni biurowej uniknąć błędnych decyzji i niepotrzebnych kosztów?
Prowadząc na co dzień procesy relokacji dla naszych Klientów, obserwujemy różne motywacje. Wnioski są takie, że zbyt często najemcy kierują się ceną za m2 biura zamiast realnymi potrzebami pracowników, którzy z tego biura najwięcej korzystają.
Do projektu nowej przestrzeni biurowej należy podejść w sposób świadomy, pamiętając, że konsekwencje błędnych decyzji będą towarzyszyć Twojej firmie przez najbliższe 3 – 5 lat. Aby tego uniknąć, warto zaprosić do współpracy zewnętrznych ekspertów, którzy w oparciu o przeprowadzone badania, zdefiniowane potrzeby oraz wiedzę branżową – a nie na bazie opinii czy osobistych przekonań – przygotują strategię miejsca pracy. To inwestycja, dzięki której zaoszczędzisz czas i pieniądze oraz zamienisz swoje biuro w efektywne narzędzie do pracy.
Anna Dziadkowiec z Workplace Team
Badanie workplace oraz przygotowana na jego podstawie strategia miejsca pracy (Workplace Strategy) to plan, który określa, jak stworzyć Twoje biuro w optymalny sposób, mając na uwadze:
- jak dużej powierzchni potrzebujesz w perspektywie najbliższych lat,
- jak powinna być wyposażona i zaaranżowana przestrzeń,
- jaką kulturę organizacyjną tworzycie,
- które zespoły powinny być ulokowane obok siebie,
- jakie nowe rozwiązania biurowe są kluczowe do efektywnej pracy całej firmy.
Może się okazać, że odkrycie wydajniejszego sposobu pracy umożliwi Ci zmniejszenie wynajmowanej powierzchni. Jest to spora korzyść, jeśli planujesz zmianę lokalizacji biura lub masz możliwość podnajmu dotychczasowych m2. Sposób realokacji tych oszczędności zależy od Ciebie – możesz reinwestować część oszczędności w mniejszy metraż, ale za to w wyższej jakości budynek i jego wyposażenie albo zainwestować w dodatkowe miejsca parkingowe dla pracowników dojeżdżających z bardziej odległych części miasta.
Dzięki strategii miejsca pracy, zawierającej jasne wytyczne dotyczące projektu aranżacji, wesprzesz wybrany styl i/lub model pracy, zwiększysz efektywność firmy i satysfakcję pracowników. Zapewnienie rozwijających, dopasowanych do potrzeb warunków pracy sprawi, że Twoi pracownicy poczują się bardziej związani z firmą, co z kolei pozytywnie wpłynie na ich retencję. Dodatkowo wnioski z badania oraz wprowadzone ulepszenia pomogą Ci zbudować przewagę konkurencyjną jako pracodawcy i przyciągnąć do swojej firmy najmłodsze pokolenia pracowników.
– Często nasi Klienci w obawie o harmonogram pytają, czy strategia miejsca pracy wydłuża projekt. Nasza odpowiedź zawsze brzmi tak samo: „A czy macie czas na podejmowanie błędnych decyzji lub wdrażanie rozwiązań, które nikomu nie będą potrzebne?”. Różnorodność metod badawczych, jakimi dysponujemy, pozwala dobrać odpowiedni zestaw zarówno do celów, jak i terminów w projekcie. Inwestując swój czas na tym etapie, możesz mieć pewność, że stworzysz dopasowaną do siebie przestrzeń biurową – dodaje ekspertka workplace.
Chcesz wiedzieć więcej na temat strategii miejsca pracy? Skontaktuj się z naszym Partnerem! A jeśli stoisz przed wyzwaniem stworzenia nowego biura – napisz do nas!